Ügyviteli rendszereinket úgy alakítottuk ki, hogy azok minimális beavatkozással, gyorsan bővíthetők vagy módosíthatók legyenek. Ennek fényében a rendszer testreszabását három szinten végezzük el.

1. Szükséges funkciócsomagok, modulok aktiválása,
2. Felesleges rendszerelemek eltávolítása ill. újak deklarálása
3. Finomhangolás (paraméterek beállítása, nyomtatásikép-szerkesztés

A testre szabás folyamatát legjobban talán az építőipar példáján keresztül tudnánk bemutatni:

Tételezzük fel, hogy cégünk egy építőipari vállalkozás. Lakóházakat tervezünk, és építünk saját terveink és/vagy a megrendelő egyedi igényei alapján. Vannak kész ázaink, melyeket korábbi vásárlóink igényei és a saját tapasztalataink alapján építettünk. Ezeket a házakat az egyedileg tervezetteknél olcsóbban tudjuk értékesíteni, mivel az építésük is kevesebbe kerül (egyszeri tervezés, nagyüzemi építkezés, stb.). Persze a kész házak csak a megrendelők egy szűk csoportjának felelnek meg, ezért ezek inkább bemutató jellegűek vagy alapként szolgálhatnak egy-egy nagyobb épület tervezéséhez. 
Mi is rendelkezünk előre elkészített rendszerekkel, melyek nagy általánosságban lefedik a mikro- és kisvállalkozások igényeit (lásd: dobozos rendszerek). Legfontosabb szerepük viszont a kiindulási helyzet javítása, hiszen nem mindegy, hogy az alapoktól kell felépítenünk egy rendszert, vagy egy kész és jól működő rendszeren kell minimális változtatásokat eszközölnünk.  A másik véglet, amikor a megrendelő a házat az alapoktól, szakértői segítség nélkül tervezi meg, majd az építészmérnökkel való egyeztetéskor szembesül tervének hibáival ill. hiányosságaival. Mivel a cég feladata, hogy a megrendelő igényeinek legmegfelelőbb házat építse fel, két dolog történhet:

• Megrendelő ragaszkodik saját tervének minden egyes részletéhez. Kivitelező megépíti a házat a megrendelő elképzelése alapján, de nem vállalja a felelősséget az épület használhatóságáért és biztonságáért. Ez a megoldás egyik fél számára sem kielégítő.
•  Kivitelező a megrendelő igényeit szem előtt tartva segít a ház megtervezésében (megrendelő tervének módosításában), melyben a megrendelő minden érdemi információt megoszt a tervezővel, így a kivitelezés mindkét fél elvárásainak megfelelően történik.
•  

Az egyedi ügyviteli rendszer tervezése során éppúgy, mint egy ház építésénél fontos, hogy megrendelő és tervező együtt dolgozzanak, hiszen a tervező az elvárások teljes ismeretében tud a megrendelő számára tökéletes rendszert kialakítani. A megrendelőnek tehát fel kell készülnie a tervezésre azzal, hogy gondolatban vagy vázlatosan, vagy akár részletesen felméri a kívánt rendszerrel szemben támasztott igényeit. Az általánostól eltérő (egyedi) igényekről célszerű részletes leírást készíteni.